WartFix
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Use Case — Handwerk & Technik

Wartung von Wärmepumpen –
lückenlos dokumentiert.

Wartfix unterstützt Heizungsbaubetriebe dabei, Wartungsintervalle einzuhalten, Techniker effizient einzusetzen und jeden Einsatz revisionssicher zu dokumentieren.

check Digitale Wartungscheckliste vor Ort check Servicehistorie je Anlage check Kundenunterschrift auf dem Tablet check Garantienachweis für Hersteller
Wartungseinsatz vor Ort
Das Problem

Was ohne Wartfix passiert

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Vergessene Wartungstermine

Jährliche Wartung fällig – aber wer behält bei 80 Kundenanlagen den Überblick?

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Handschriftliche Protokolle

Zettel ausfüllen, im Büro abtippen. Fehleranfällig, zeitraubend, schwer auffindbar.

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Kein Blick in die Geschichte

Welches Teil wurde beim letzten Besuch getauscht? Der neue Techniker weiß es nicht.

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Garantieverlust

Hersteller verlangen jährliche Wartungsnachweise. Fehlt der Beleg, erlischt die Garantie.

Praxisbeispiel

Kunde Bauer GmbH – 3 Anlagen, ein Überblick

Die Bauer GmbH betreibt drei Wärmepumpen an zwei Standorten.

thermostat

Wärmepumpe Hauptgebäude

Viessmann Vitocal 300SN: VSM-2021-WP-001Einbau: 14.06.2021
Wartung 12.03.2025 check
thermostat

Wärmepumpe Bürogebäude

Stiebel Eltron WPL 25SN: SE-2022-WP-014Einbau: 03.03.2022
Fällig: 03.03.2026
thermostat

Wärmepumpe Filiale Nord

Daikin Altherma 3SN: DAI-2020-008Einbau: 22.11.2020
warning Überfällig seit Nov. 2025
warning Handlungsbedarf erkannt

Daikin Altherma in der Filiale Nord wurde seit über 4 Monaten nicht gewartet. Wartfix hat automatisch eine Benachrichtigung an den Disponenten gesendet.

Ablauf

Ein Wartungseinsatz von A bis Z


  • Schritt 1

    assignment Auftrag erstellen & Techniker zuweisen

    Der Disponent legt den Wartungsauftrag im Kalender an. Der Techniker erhält die Benachrichtigung auf sein Smartphone.


  • Schritt 2

    qr_code_scanner Vor Ort: Anlage per QR-Code scannen

    Scan des QR-Codes: Seriennummer, letzte Wartung, verbaute Teile – alles sofort sichtbar.


  • Schritt 3

    checklist Wartungscheckliste abarbeiten

    Kältemitteldruck, Filterzustand, Elektrik – alle Punkte digital abgehakt, Messwerte eingetragen.


  • Schritt 4

    photo_camera Fotos & Notizen

    Auffälligkeiten fotografiert und kommentiert – sichtbar für alle beim nächsten Besuch.


  • Schritt 5

    draw Kundenunterschrift einholen

    Signiertes Protokoll sofort in der Akte – für Hersteller, Versicherung und Kunde.

Beispiel-Checkliste

Jährliche Wärmepumpen-Wartung

Visueller Check

  • checkGehäuse auf Beschädigungen & Korrosion geprüft
  • checkLuftansaug & Auslass frei von Hindernissen
  • checkRohrleitungen & Verbindungen sichtbar dicht

Technische Prüfung

  • checkKältemitteldruck: 18,4 bar check
  • checkHeizspreizung: 5,2 K (Soll: 4–6 K) check
  • checkFiltermatte gereinigt
  • checkKondensatwanne und -ablauf geprüft

Dokumentation

  • checkBetriebsstunden abgelesen: 8.240 h
  • checkFehlerspeicher ausgelesen (keine Einträge)
  • checkNächster Termin gesetzt: 12.03.2026
  • checkKundenunterschrift eingeholt check
Warum Wartfix?

Was Ihr Betrieb gewinnt

local_shipping Weniger Fahrtkosten

Techniker wissen vorher, welche Ersatzteile nötig sind – keine zweiten Fahrten mehr.

payments Wartungsverträge sichern

Lückenlose Dokumentation ist die Grundlage für langfristige Verträge und planbare Einnahmen.

verified Garantienachweise

Alle signierten Protokolle auf Knopfdruck abrufbar – für Hersteller oder Versicherung.

policy Compliance & DSGVO

Revisionssichere Archivierung, digitale Unterschriften, Zugriffskontrolle.

Nie wieder eine Wartung vergessen.

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